61 b Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Sekretariatsaufgaben

Vergütungsgruppe VIII

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Sekretariatsaufgaben (Anm. 1).

Vergütungsgruppe VII

2.: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie Fallgruppe 1 nach einjähriger Tätigkeit in Vergütungsgruppe VIII oder in vergleichbarer Tätigkeit (Anm. 1).
3.: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie Fallgruppe 1, die mindestens 20 v. H. schwierige Sekretariatsaufgaben wahrnehmen (Anm. 2).
4.: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie Fallgruppe 1, die mindestens 40 v. H. schwierige Sekretariatsaufgaben wahrnehmen (Anm. 2).

Vergütungsgruppe VIb

5.: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie Fallgruppe 3 nach sechsjähriger Bewährung in Vergütungsgruppe VII oder in vergleichbarer Tätigkeit (Anm. 2).
6.: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie Fallgruppe 4 nach dreijähriger Tätigkeit in Vergütungsgruppe VII oder in vergleichbarer Tätigkeit (Anm. 2).
7.: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie Fallgruppe 1, die verantwortungsvolle Sekretariatsaufgaben wahrnehmen (Anm. 3).

Vergütungsgruppe Vc

8.: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie Fallgruppe 7 nach dreijähriger Bewährung in Vergütungsgruppe VIb oder vergleichbarer Tätigkeit.
9.: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie Fallgruppe 7 in großen Dienststellen bzw. Einrichtungen (Anm. 4), die mindestens 30 vom Hundert Tätigkeiten einer Assistenz der Dienststellenleitung bzw. Geschäftsführung wahrnehmen (Anm. 5).

Vergütungsgruppe Vb

10.: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie Fallgruppe 9 nach sechsjähriger Bewährung in Vergütungsgruppe Vc oder vergleichbarer Tätigkeit.

Anmerkungen:

( 1 ) Sekretariatsaufgaben sind neben den anfallenden Schreibarbeiten insbesondere:

Einfache Postbearbeitung (Entgegennahme, Zuordnung und Weiterleitung);
Entgegennahme und Vermittlung von Telefongesprächen und Informationen;
Vorbereitung von Dienstreisen;
Besucher empfangen, anmelden und weiterleiten;
Termine vereinbaren, überwachen, anmahnen;
Aktenablage;
Karteiarbeiten;
Überwachung und Aktualisierung von Loseblattwerken etc;
Bestellung und Anschaffung von Büromaterialien etc. nach Vorgabe;
Überwachung von Wiedervorlagen und Rücksprachen.

( 2 ) Zu den schwierigen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

Organisatorische Vorbereitung von Dienstbesprechungen und anderen Sitzungen (mit Ausnahme: von Sitzungen von Leitungsorganen) einschließlich der Zusammenstellung von Unterlagen;
Führen von Protokollen nach Vorgabe;
Erweiterte Postbearbeitung: Termine abstimmen, Unterlagen hinzufügen, notwendige organisatorische Information einholen;
Sicherstellung des Informationsflusses;
Abrechnung von Ersatz- und Zuschussleistungen;
Selbständiges Erledigen von einfacher Korrespondenz;
Mitwirkung bei der Organisation und Vorbereitung von Veranstaltungen.

( 3 ) Zu den verantwortungsvollen Sekretariatsaufgaben gehören insbesondere:

Organisation des Büroablaufs für mindestens eine weitere Mitarbeiterin bzw. einen weiteren Mitarbeiter;
Selbständige Erledigung von schwierigerer Korrespondenz;
Selbständige Erarbeitung von Schriftgut, z. B. Vorlagen nach inhaltlichen Vorgaben;
Beratung des Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten bei der Gestaltung von Veranstaltungen und Repräsentationsaufgaben;
Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen von Leitungsorganen;
Selbständige Protokollführung z. B. von Dienstbesprechungen;
Auswertung und Bearbeitungskontrolle von Protokollen der Sitzungen und Dienstbesprechungen;
Mitüberwachung des Kostenbudgets;
Selbständiges Führen des Terminkalenders für den Vorgesetzen/die Vorgesetzte einschließlich der Überwachung der Termine;
Unterstützung des/der Vorgesetzten bei der Wahrnehmung der Informations- und Kontrollfunktion durch Weiterleitung von Informationen einschließlich der Überwachung von Rückmeldungen.

( 4 ) Als große Dienststellen gelten insbesondere Kirchengemeindeämter und Diakonische Werke jeweils ab Kategorie 4, diakonische Einrichtungen mit mindestens 300 Vollzeitkräften.

( 5 ) Zu den Tätigkeiten einer Assistenz gehören insbesondere:

Zusammenstellung von Material für Vorträge und Veröffentlichungen des Dienststellenleiters bzw. Geschäftsführers;
Organisation und Nachbearbeitung von Konferenzen und Veranstaltungen aufgrund weniger Vorgaben;
Vermittlungsfunktion zwischen dem Vorgesetzten bzw. der Vorgesetzten und seinen bzw. ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen;
Aufbereitung und Verwaltung vertraulicher Unterlagen;
Herstellung von Kontakten im Innen- und Außenverhältnis, Kommunikationsaufgaben;
Mitwirkung bei Projekten;
Zeitmanagement für den Vorgesetzten/die Vorgesetzte;
Erstellung von zentralen Übersichten und Statistiken zu wichtigen Sachverhalten.